¿Cómo es el balance entre tu vida personal y laboral? Si fueras más productivo en el trabajo, ¿qué harías con tu tiempo disponible? ¿Para qué quieres mejorar la productividad?
Te dejo cinco técnicas sencillas de gestión del tiempo, que, si aplicaras al menos una de ellas, tendrías más tiempo para hacer lo que más te gusta.
Principio de Pareto
¿Cómo puedes alcanzar un mayor rendimiento con el menor esfuerzo posible?
Vilfredo Pareto fue un economista italiano que, entre otros temas, realizó investigaciones en torno a la distribución de la riqueza entre la población italiana y concluyó que un 20% de la población concentraba cerca del 80% de la riqueza total.
Dicha ley aplicada a la gestión del tiempo sería: con el 20% del tiempo de trabajo puede alcanzarse el 80% de los resultados.
¿Cómo la puedes aplicar en tu planificación semanal?
Identifica cada semana tu 20%. Aquellas tareas que al realizarlas afectan el 80% de tus resultados.
Dedica tiempo de calidad al 20% de tus tareas importantes.
Planifica en tu semana, aquellas tareas definidas en tu 20%
Matriz de los 4 cuadrantes
Stephen Covey desarrollo la llamada matriz de Covey o de los 4 cuadrantes. Dicha
matriz establece que todas las tareas se definen según dos focos: lo urgente y lo
importante. En el eje horizontal va lo importante, desde lo menos importante hasta
lo más importante y en el eje vertical lo urgente, desde lo menos urgente hasta lo más
urgente. La matriz se divide en cuadro cuadrantes.
Cuadrante I:
Se ubican todas las tareas urgentes e importantes, como, por ejemplo, los proyectos cuyas fechas se vencen, o reuniones con clientes importantes. La acción para realizar es ¡hazlo ya!
Cuadrante II:
Estarían las tareas no importantes y urgentes, por ejemplo, interrupciones, llamadas imprevistas, reuniones innecesarias. La acción es delegar.
Cuadrante III:
Tareas no importantes y no urgentes, es decir, actividades que no te llevan a los objetivos, como por ejemplo trabajos sin sentido, ladrones de tiempo o correo electrónico “basura”. La acción es descartar.
Cuadrante IV:
Tareas no urgentes e importantes, es decir actividades que te llevan a los objetivos, como proyectos, creación de redes y relaciones. La acción es programar.
Técnica de Pomodoro
Esta técnica fue inventada en los años 80 por el italiano Francesco Cirillo con el fin de optimizar la productividad y minimizar el tiempo desperdiciado.
Es una técnica de concentración que lleva el nombre del temporizador en forma de tomate (pomodoro). La idea es sencilla: si tienes una tarea compleja, divide el tiempo que le dedicas en intervalos de trabajo cortos, llamados “pomodoros”.
Puedes seguir los siguientes pasos:
- Determina las tareas que vas a realizar.
- Pon el temporizador en la medida de “Pomodoro” que para ti está bien.
- Puedes comenzar con 25 minutos, y lo vas ajustando según tu necesidad.
- Realiza la tarea definida, una sola por vez, con total concentración sin
- interrupción hasta que termine el “Pomodoro”.
- Haz una pausa de 5 minutos, para descansar
- Puedes repetir el Pomodoro según tu disponibilidad de tiempo.
Momentos de silencio
Cada día reserves un espacio de tiempo para concentrarte en tus tareas importantes, unos 30 minutos y vas aumentando el tiempo dependiendo de tu nivel de concentración. Este espacio lo reservas para realizar las tareas más importantes.
Hazte la promesa de trabajar un período de tiempo completo, libre de interrupciones, sin consultar tus e-mails ni redes sociales, y sin notificaciones. Concéntrate en una única tarea el tiempo que necesites para finalizarla, o al menos, con suficiente tiempo para avanzar en ella.
Recuerda que la atención es un músculo, y cómo tal es necesario ejercitarla. Encuentra tu lugar silencioso y permite elevar tu rendimiento.
Regla de los 18 minutos
Es una técnica de Peter Bregman desarrollada en su libro “18 minutos: encuentre su foco”. Sólo necesitas 18 minutos al día para organizarte:
- 5 minutos en la mañana para planear tu día en el trabajo.
- 5 minutos al final de tu jornada para revisar cómo ha ido la gestión del tiempo y que puedes aprender.
- Los 8 minutos restantes para evaluar cada una de las horas de trabajo durante el día.
Dos preguntas son claves que debe considerar:
¿Qué tengo que hacer mañana? y ¿ha sido productivo mi trabajo del día?
Es una técnica sencilla y a la vez potente, dado que estás planificando lo que quieres que suceda durante el día, estás poniendo foco en lo que deseas conseguir. 10 minutos diarios de planificación te llevará a una mayor productividad.
