¿Terminas el día con la sensación de no haber hecho lo suficiente, o no haberte enfocado en lo que realmente es importante? ¿tu planificación de tareas se diluye durante el día y terminas trabajando en las urgencias y apagando incendios?
Si revisas tu organización del tiempo, es decir, tu forma de organizarte cuando trabajas, muy seguramente te encuentras con interrupciones y distracciones, los llamados “ladrones de tiempo”, o en la multitarea, es decir, varios frentes a la vez.
Te das cuenta tu falta de planificación de las tareas, de priorizar lo importante; has perdido un valioso tiempo en reuniones improductivas o en gestionar el correo electrónico. Además, no has establecido límites o no has dicho que NO, a ciertas actividades. Terminas el día agotado, estresado y sin el tiempo necesario para el descanso y autocuidado.
Existen herramientas sencillas para ser más productivo y mejorar tu organización del tiempo, logrando así, mejorar la satisfacción personal en el trabajo, disminuir el estrés, y contar con tiempo para el descanso y lo personal. En definitiva, organizando mejor tu forma de trabajar, podrás lograr un balance saludable entre tu vida personal y profesional y una mejor calidad de vida.
Entre todas las herramientas que existen de gestión del tiempo, te dejo 3 técnicas claves para ser más productivos y eficientes en tu trabajo:
1. Fija objetivos claros que te permitan saber hacia dónde quieres ir.
Tener tus metas claras te facilita priorizar tus tareas, conocer cuáles son tus actividades importantes, aquellas que te hacen avanzar hacia tus objetivos. Además, te permite planificar en función de tus metas y organizar tu día a día, según tus objetivos definidos.
Puedes definir tus metas y objetivos de forma inteligente, empleando la metodología SMART, que no es más que un conjunto de metas concretas que cumplen con los cinco componentes básicos que componen el acrónimo SMART (en inglés):
Specific: específico
Measurable: medible
Achievable: alcanzable
Relevant: relevante
Time based: con límite de tiempo
2. Realiza una lista de tus tareas pendientes y organízala.
La lista te permite visibilizar todo lo que es invisible. Clasifica dicha lista según si son tareas importantes, urgentes, o tareas que puedes delegar o descartar, según la matriz de los 4 cuadrantes de Stephen Covey desarrollo la llamada también Matriz de Covey.
Dicha matriz de Covey establece que todas las actividades se definen según dos focos: lo urgente y lo importante. En la matriz colocas en el eje horizontal lo Importante, desde lo Menos Importante hasta lo Más Importante y en el eje
vertical lo Urgente, desde lo Menos Urgente hasta lo Más Urgente, y dividir en cuadro cuadrantes.
También, puedes emplear la técnica Análisis ABC que es método que pone el énfasis también en las tareas más importantes. Así, las tareas A, son las que tiene mucho valor y las más importantes. Las tareas B, contribuyen a crear valor y pueden ser delegadas parcialmente. Y las tareas C requieren mucho tiempo, sin embargo, no aportan casi valor. Cada día evalúas tu lista de pendientes según esta clasificación. Esta forma de organización te permite mayor claridad y poner orden en tu actividad.
3. Planificar y programar tu semana y tu día.
Ubica en tu agenda semanal y diaria tus compromisos externos con terceros (reuniones, visitas). Luego, el tiempo restante, puedes organizarlo por bloques de tiempo, es decir, establecer tiempo para las distintas tareas agrupadas por temas, por ejemplo, responder el correo electrónico, realizar llamadas o trabajar en tus importantes. Muy recomendable que establezcas un tiempo de alta concentración para dedicarte a los temas importantes, libre de distracciones e interrupciones.
Por último, no olvides respetar tu compromiso contigo mismo, o sea tus compromisos personales. Es decir, reserva un tiempo para el autocuidado, por ejemplo, el ejercicio, meditación o pasar tiempo con los amigos y la familia.
Estableciendo pequeñas mejoras en tu organización del tiempo, notarás los beneficios y el aumento en la productividad laboral y en tu calidad de vida.
