¿Estás en lo urgente postergando lo importante?
La falta de planificación de tareas y gestión del tiempo en el trabajo es una de las fuentes de estrés y baja productividad laboral.
Según la última encuesta nacional de condiciones de trabajo 1 , 3 de cada 10 españoles sufren estrés laboral, siendo un 60% menos productivos. Entre las causas del estrés están la falta de planificación y organización y el no saber priorizar.
Si no planificas tus tareas, comienzas el día con las urgencias de otros, te pones a trabajar en lo primero que te viene a la cabeza sin tener claro tus prioridades y metas, te pasas el día apagando fuego. “Todo quema”, ¿Por dónde comienzo?, “Se me vino el tiempo encima”, frases que muy seguramente pronuncias en las mañanas o al final del día cuando surgen las urgencias por vencimiento de fechas o falta de planificación de tus tareas y escasa gestión de tu tiempo.
Es posible que tu forma de trabajar sea llevar una lista de las tareas pendientes de la semana, sin ninguna clasificación. Te pones a trabajar tarea por tarea de la lista de pendientes. Al final del día, las tareas importantes nuevamente quedaron aplazadas y terminas con la sensación de no haber avanzado lo suficiente. Si esto te ocurre, necesitas muy probablemente mejorar tu planificación y organización.
1 Encuesta Nacional de Condiciones de Trabajo. 2015 6ª EWCS. España – Año 2017. Ministerio de Trabajo y Economía Social.
¿Qué hacer entonces para planificar tu semana de manera efectiva?
¿Cómo organizas y estructuras tus tareas para cumplir tus metas? ¿Cuál es la ruta para llegar a tus objetivos?
A continuación, te dejo una serie de sencillos pasos para la planificación de tus tareas semanal:
- Lo primero es tener claro tus metas. Define tus objetivos previamente, que te señalen que quieres lograr, hacia dónde vas a encaminar tus esfuerzos. Ahora bien, ¿cómo transformas tus metas en prioridades mensuales para que estén alineadas con tu programación semanal? Define cuáles tareas son necesarias para conseguir tus metas y tenlas presentes.
- Como segundo paso, elabora tu lista de pendientes semanal. Coloca allí todas las tareas que aún no has terminado o las nuevas tareas, revisa tus compromisos externos; reuniones, viajes, citas con los clientes. Chequea también las fechas próximas a vencerse, que entregas de tareas tienes que impliquen un tiempo de preparación y de trabajo. Además, define qué tareas de tus prioridades mensuales vas a comprometerte a realizar durante la semana y inclúyelas en tu lista de pendientes.
- Tercero, analiza tu lista de pendientes, ordénala por sentido de urgencia y prioridad, cuáles son las importantes, cuáles tareas no aportan valor para descartar o cuáles puedes delegar. Prioriza las tareas más importantes, aquellas que te hacen avanzar
hacia tus objetivos. Te puedes basar en la matriz de los cuatro cuadrantes de Stephen Covey. - Como cuarto punto, de tu lista de pendiente selecciona 3 o 4 objetivos que quieres lograr en la semana según tus prioridades. Aquellos objetivos que si lo logras, te harán sentir satisfecho contigo mismo.
- El quinto punto es revisar cómo fue la semana. Es decir, evalúa al final de la semana tus logros, revisa los imprevistos surgidos, las urgencias, analiza y aprende. Es decir, evaluar y revisar los logros semanales con relación a tus objetivos propuestos.
- El sexto paso es programar el cuándo y el cómo vas a realizar dichas tareas durante la semana. Elabora tu agenda semanal, reservando tiempo para los compromisos externos. Y lo más importante, reserva una franja de tiempo para tus tareas de alto impacto, tus tareas prioritarias que te llevan a los objetivos de mediano y largo plazo.
Si no les abres espacio a tus prioridades, el día a día no te lo permitirá.
Por último, ten presente que para tu planificación de tareas se requiere un tiempo.
Necesitas un espacio semanal para planificar, organizar y programar cómo gestionar tu tiempo. Por tanto, establece una franja de tiempo fija semanal para la planificación semanal, a una misma hora y día de tal forma que se convierta en un hábito.
De esta manera, lograrás proteger tu planificación semanal de las urgencias y desórdenes y generar así un espacio para tus metas y prioridades. Lo más importante de este proceso de planificación, es que tendrás menos estrés y más tiempo para disfrutar lo personal y familiar.
