La gestión eficaz del tiempo y el control del estrés

¿Quieres hacer más de lo que puedes y no te da el tiempo? ¿sientes que no llegas a todo? ¿te gustaría hacer más de lo que estás haciendo ahora? La sensación de falta de tiempo es una fuente de estrés. No podemos llegar a todo, el tiempo es el que es, así que, ¿a qué lo vas a dedicar?

Me viene al caso un cliente con quien trabaje recientemente, que su principal problema era no terminar las tareas pendientes que se había fijado para el día. Definía una lista de asuntos pendientes a realizar durante la jornada, y al final, por lo general, los asuntos más importantes no los había abordado. Terminaba el día con varios asuntos por realizar, que movía para el día siguiente. La situación era muy estresante para él, le generaba una sensación de agobio, de no avanzar ni lograr lo que se había propuesto para el día. Finalmente, con sólo darse cuenta que se programaba más tareas de las que realmente podía cumplir en el día, y de concentrarse en la tarea más importante al inicio de la mañana, su nivel de estrés y sensación de angustia disminuyó sustancialmente.

Pero, ¿qué es el estrés? Se podría definir como “estado de cansancio mental provocado por la exigencia de un rendimiento muy superior al normal”. Cuando te exiges por encima de tus posibilidades bien sea de tiempo o de capacidades, puedes vivir una situación estresante, con repercusiones físicas o mentales. Puede ser un estrés leve que puedes manejarlo, aunque a veces, puede volverse un estrés crónico, que se prolonga en el tiempo.

Te pasa a ti también, que te exiges demasiado, te pones más tareas de las que puedes hacer durante el día o que, cuando tienes que hacer una tarea importante, que te exige un gran esfuerzo y concentración, la dejas para más tarde. Por el contrario, te pones a hacer otra cosa y así te sientes activo, productivo, aunque en el fondo tu sabes que lo que estás haciendo no aporta valor.

¿Qué hacer para mejorar la gestión eficaz del tiempo y el control del estrés?

Lo primero es observar qué te genera el estrés. ¿Cuáles son tus estresores en relación a la gestión de tu tiempo? por ejemplo, no logras todo lo que te propones, llegas tarde a una reunión, un compañero de trabajo te “roba” tiempo más de lo que tu quisieras, el tiempo que pasas en coche por tareas de trabajo, la bandeja de entrada del email saturada, los imprevistos, demasiados frentes abiertos, el desorden y la falta de planificación, entre otros. Es esencial que identifiques que te estresa para poderlo gestionar.

Luego date cuenta cuál es tu reacción al estrés, qué haces cuando estas estresado, que comportamientos se te activan. De esta forma puedes conocer tus patrones de reacción y proponer cambios, nuevos hábitos y comportamientos que te ayuden a disminuir tus niveles de estrés y gestionarlo de otra manera.

Veamos 10 claves para controlar el estrés a través de la gestión del tiempo.

1. Establece prioridades, define aquellas tareas importantes que te llevan a tus objetivos a mediano y largo plazo. Decide a qué tareas le dedicas tu tiempo y acepta que no puedes hacer todo lo que quisieras.
2. Define 3 o 4 objetivos diarios, aquellas tareas más importantes, que si las logras realizar, te sentirás satisfecho y productivo.
3. Planifica tus tareas diarias, semanales o mensuales. Programa cuándo las vas a realizar, de acuerdo al orden de importancia.
4. Si tienes dos tareas importantes, empieza por la mayor, la más importante y exigente.
5. Crea el hábito de ocuparte de tu tarea principal como primera cosa cada mañana.
6. Organiza tu agenda diaria, gestiona los imprevistos y no programes más tareas de las que realmente puedes cumplir.
7. En el entorno de teletrabajo actual, establece límites entre tu vida personal y laboral. Por ejemplo, el no consultar el correo de trabajo en tiempo no laboral.
8. Simplifica y poda tu día a día. Revisa tus tareas y compromisos diarios y semanales e identifica que puedes descartar o simplificar.
9. Aprende a decir que no. Si tus estresores vienen de colocarte más tareas de las necesarias, de asumir las tareas o dificultados de otros, prueba a decir que no, a pesar de las emociones que ello conlleve.
10. Aprende a delegar. Pregúntate ¿qué puedes delegar? ¿quién puede hacer esto por ti? Posiblemente puedes delegar tareas urgentes, pero no importantes.

Te invito esta semana a poner en práctica una de estas técnicas que más te resuene.